Mikor éri meg egyedi rendszert fejlesztetni? Öt kérdés a döntéshez
A kész szoftver, az integráció és az egyedi fejlesztés közötti döntéshez a napi működést és a teljes költséget kell megvizsgálni. Ehhez adunk öt gyakorlati szempontot.
A kész szoftver előnye, hogy sok feladatot már megoldottak benne. Az egyedi fejlesztésé, hogy a saját folyamataidhoz alakítható. A nehezebb kérdés az, mikor indokolt vállalni a tervezés, a bevezetés és a hosszú távú működtetés feladatait.
Nem minden táblázatot kell lecserélni, és nem minden hiányzó funkció indokol új rendszert. Az alábbi öt kérdés segít megkülönböztetni a valódi fejlesztési igényt egy beállítási vagy szervezési problémától.
1. Pontosan mi akad el a jelenlegi működésben?
Írj le néhány tényleges esetet. Például ugyanazt a rendelést több helyre kell felvinni, a kollégák eltérő készletadatból dolgoznak, vagy egy jóváhagyás állapota csak levelezésekből derül ki.
A probléma gyakorisága és következménye fontosabb, mint az, hogy egy funkció kényelmes lenne. Érdemes felmérni a kézi munka idejét, a javításokat és azokat a korlátokat is, amelyek miatt új feladatot nem tudtok elvállalni.
2. Megoldható kész szoftverrel vagy jobb beállítással?
Nézd meg, mire képes a jelenlegi eszköz megfelelően beállítva, és van-e olyan kész szolgáltatás, amely lefedi a fontos folyamatokat. Egy meglévő modul bevezetése kisebb feladat lehet, mint saját megoldás építése.
Ha több szoftver külön-külön jó, de az adatátadás nehézkes, a rendszerintegráció is elegendő lehet. Egyedi fejlesztés és kész szolgáltatás együtt is működhet: például saját partnerportál kapcsolódhat meglévő számlázóhoz.
3. A saját szabályaitok valóban eltérnek az általánostól?
Saját jogosultságok, összetett árazás, különleges rendelési állapotok vagy iparági adatkezelés indokolhat egyedi rendszert. Fontos azonban elkülöníteni a szükséges szabályokat a megszokásból fennmaradt kerülőutaktól.
A VikVir ERP-fejlesztésénél a virágciklusok, a partneri rendelések és az árumozgások együtt adták a rendszer logikáját. A példából az a tervezési elv vihető tovább, hogy a funkciókat a kapcsolódó folyamatokkal együtt kell meghatározni.
4. Van felelőse a bevezetésnek és a későbbi működésnek?
Az új szoftver munkafolyamatot is változtat. Valakinek döntést kell hoznia az üzleti szabályokról, részt kell vennie a kipróbálásban, és segítenie kell a kollégákat az átállásban.
A bevezetés része az adatok rendezése, a jogosultságok kialakítása és az oktatás. A működéshez később hibajavítás, üzemeltetés és továbbfejlesztés is szükséges lehet. Ezekkel az első verzió tervezésekor érdemes számolni.
5. A teljes költség és a várható haszon összevethető?
A fejlesztési díj mellett vedd figyelembe az előfizetéseket, a tárhelyet, az integrációkat és a csapat bevezetésre fordított idejét. A haszon oldalán ugyanolyan konkrétan nézd meg a kiváltott kézi munkát vagy a kiszolgálható új folyamatot.
Bizonytalan funkciólista helyett első használható szakaszt tervezz. Ennek legyen világos célja és ellenőrizhető működése. A későbbi bővítésről már valódi használati tapasztalat alapján lehet dönteni.
- A probléma rendszeresen jelentkezik és üzletileg számít.
- A kész megoldás vagy egy integráció nem kezeli megfelelően.
- A fontos szabályok tisztázhatók, és van döntési felelős.
- A bevezetéshez rendelkezésre áll belső kapacitás.
- A teljes költséghez mérhető célt tudtok rendelni.
A felmérés eredménye lehet kisebb fejlesztés is
Egy jó első egyeztetés után pontosabban kell látnod, melyik megoldási irány indokolt. Ez lehet egyedi webalkalmazás, CRM- vagy ERP-fejlesztés, de egy meglévő eszköz összekötése is.
A cél olyan megoldást választani, amelyet a csapat használni tud, és amelynek a működtetése hosszú távon is vállalható.
Dolgozzunk együtt.
Mutasd meg a jelenlegi folyamataitokat és a visszatérő akadályokat. Közösen tisztázzuk, milyen fejlesztésre van szükségetek.
András
Tíz éve dolgozik digitális projekteken. A Szállásvezér terméktulajdonosa, és a Garand szoftver- és marketing csapatának stratégiai vezetője.
